Assistant de Gestion - Centre Sciences des Matériaux et des Structures - Mines Saint-Etienne H/F - 42

Sous la responsabilité hiérarchique de la Responsable Administrative et Financière (RAF) du Centre SMS et du LGF, les missions s'exercent en collaboration directe avec la direction du centre SMS, le département de recherche dont l'assistant(e) aura la charge plus spécifique, les enseignants chercheurs, l'équipe administrative et tous les personnels du Centre SMS. Le(la) candidat(e) sera également amené(e) à échanger avec les directions fonctionnelles de l'école.

Les missions se regroupent autour :
- De la gestion administrative et financière d'un des trois départements du Centre SMS :
organisation des déplacements des personnels (transport, restauration, hôtel...),
gestion et suivi des commandes, de la collecte de devis, à la réalisation du Service Fait en passant par la création des engagements juridiques, dans le respect des marchés publics),
organisation et l'affichage des soutenances de thèses ou de HDR, jurys de recrutements...,
- De l'accueil des nouveaux personnels (scientifiques, ITA, stagiaires) et personnels extérieurs : procédures, autorisations d'accès, traitement administratif, accueil physique (notamment d'étudiants et chercheurs anglophones) installation et départ,
- De la mise en oeuvre des procédures de gestion, organisation et alimentation des bases de données.
- De la transmission de l'information en interne et en externe,
- De l'anticipation et la prévention des besoins des personnes, le rappel des échéanciers et des procédures administratives,
- De la participation à l'organisation logistique et administrative d'activités d'enseignement,
- De la participation à l'organisation d'événements (colloques, conférences, séminaires, réunions, convivialité...),
- Du suivi des stocks et réapprovisionnement des fournitures administratives.
- De l'élaboration et du suivi de contrats de recherche (rédaction de devis, collecte des justificatifs pour les contrats à dépenses justifiées, suivi des feuilles de temps),
- Du remplacement des autres assistantes en cas d'absence pour assurer la continuité de service.

Les missions sont susceptibles d'évoluer en fonction des besoins du service et de Mines Saint-Étienne.
Le poste se situe dans le campus de Saint-Étienne.
La participation à des activités transversales à l'École ou opérées par les autres campus est encouragée.