Gestionnaire Administratif·ve - Assistant·e de Département H/F - 42

POSITIONNEMENT

La personne recrutée est placée sous la responsabilité hiérarchique du responsable administratif en étroite collaboration avec le chef de département.

MISSION PRINCIPALE: Secrétariat administratif et pédagogique du départementGénie Mécanique et Productique (GMP)

ACTIVITES: Assurer le secrétariat du département en lien avec la secrétaire en place :

- Accueillir les usagers (accueil physique et téléphonique)

- Gérer les services d'enseignement des enseignants permanents et non permanents (logiciel OSE). Informer les enseignants et gérer les situations particulières. Assurer la gestion des dossiers des personnels vacataires du département

- Informer et veiller à l'application de la règlementation, des directives et consignes

- Assurer la gestion du budget affecté au département (faire les demandes d'achat, suivre les commandes, réceptionner et contrôler des livraisons, gérer les déplacements)

- Organiser les réceptions et autres manifestations liées à la formation (JPO, soutenances diverses, organisations des entretiens de recrutement le cas échéant...)

- Organiser les courriers et mailings, gérer l'affichage des informations

- Classer et archiver tous les documents

- Gérer la scolarité de parcours de formation en lien avec l'équipe pédagogique et les partenaires extérieurs:

o Réaliser les inscriptions pédagogiques des étudiants et/ou des alternant

o Participer à l'élaboration des emplois du temps et suivre leurs modifications (logiciel ADE)

o Vérifier la disponibilité des salles et du matériel pédagogique

o Organiser la partie administrative des devoirs surveillés

o Participer à l'organisation des jurys du département...

o Établir, si besoin, les statistiques liées au suivi des groupes d'étudiants

o Suivre l'assiduité des étudiants et/ou des alternants (gestion des absences, établissement des fiches de présence, suivi des justificatifs...)

o Saisir les notes des étudiants et/ou des stagiaires

Ce poste est un poste clé du département, la personne recrutée intervient dans l'accueil et les relations avec les vacataires et les partenaires le cas échéant.