Assistant de Direction - Communaute d'Agglomeration de l'Ouest Rhodanien H/F - 42

Placé sous la responsabilité de la DGA Ressources, l'assistant de direction a pour mission principale d'assister sa responsable en lui apportant une assistance en termes d'accueil, d'organisation, de gestion, d'information et de suivi de dossiers. Il intervient également en assistance ponctuelle aux chefs de service (RH et développement professionnel, informatique, finances et commande publique) de la direction dans leurs tâches administratives.

Activités principales

Assurer le secrétariat de la DGA :
? Assurer l'accueil physique et téléphonique de la DGA
? Gérer le courrier de la direction ;
? Suivre les demandes externes, réorientation au bon interlocuteur de la direction ;
? Gérer l'agenda de la DGA et son quotidien (ex : frais de déplacements, formations, etc.) et les plannings de direction (ex : congés de la direction) ;
? Gérer le suivi de dossiers ou de projets liés au fonctionnement et aux missions de la direction ;
? Réaliser et mettre en forme les travaux de bureautique de la DGA (courriers, rapports, notes) et s'assurer de leur suivi en interne ;
? Assurer les vérifications de forme des productions écrites des collaborateurs de la DGA soumises à sa relecture ;
? Organiser les réunions de la direction et de service (pour les services à la demande - gestion des invitations, réservations de salle et lien visio, aspects matériels et comptes-rendus) ;
? Coordonner la partie administrative de la direction (collecte de documents auprès des services pour préparer des instances ou des réunions, remontées et diffusion d'informations, etc.) ;
? Assurer l'archivage, le tri et le classement des documents papier et sur serveur ;
? Alerter la DGA et les chefs de service sur les dates butoirs, échéances et s'assurer du respect des calendriers.

Gérer en direct des tâches Ressources humaines confiées par la chef de service RH
? Accompagner le processus recrutement en lien avec les 4 gestionnaires RH (affectation des candidatures en fonction des portefeuilles et réponses aux non retenus suite aux jurys) ;
? Assurer l'organisation et le secrétariat du CST et de la F3SCT (instances de dialogue social) ;
? Assurer la gestion des entretiens annuels (en attendant la numérisation) et la gestion des v½ux des agents ;
? Assurer la gestion administrative des convocations aux visites médicales.

Activités secondaires

? Assurer un Intérim occasionnel (mission marginale) de l'agent produisant les bons de commandes et le suivi factures du Service informatique
? Assurer le suivi et envoyer le courrier du Service informatique
? Assurer le suivi des documents contractuels du Service informatique
? Produire des tableaux de bord à la demande de la DGA
? Faire des recherches documentaires ou de la veille juridique pour le compte de la DGA
? Participer aux réunions d'assistantes de direction
? Autres missions éventuelles annexes