Assistant de Département H/F - 42

L'IUT de Saint-Etienne, composante de l'Université Jean Monnet, représente 2000 étudiants, 135 personnels enseignants, 65 personnels administratifs et environ 400 vacataires. Les

7 départements de l'IUT de St Étienne accueillent chaque année 1600 étudiants et 400 alternants en vue de la délivrance de Bachelor Universitaire de Technologie (BUT) ou de licences professionnelles (LP). L'IUT est engagé dans une démarche active de certification qualité globale.

Le département MP comprend 22 enseignants, 2 assistantes, 3 personnels techniques, environ 140 personnels vacataires et accueille 275 étudiants dont 80 en alternance sur 3 parcours de formation.MISSION PRINCIPALE: Secrétariat administratif et pédagogique du départementMesures Physiques (MP) - Gestion Vie étudiante

ACTIVITES:

1/ Assurer le secrétariat du département en lien avec la secrétaire en place :

- Accueillir les usagers (accueil physique et téléphonique)

- Gérer les services d'enseignement des enseignants permanents et non permanents (logiciel OSE). Informer les enseignants et gérer les situations particulières. Assurer la gestion des dossiers des personnels vacataires du département

- Informer et veiller à l'application de la règlementation, des directives et consignes

- Assurer la gestion du budget affecté au département (faire les demandes d'achat, suivre les commandes, réceptionner et contrôler des livraisons, gérer les déplacements)

- Organiser les réceptions et autres manifestations liées à la formation (JPO, soutenances diverses, organisations des entretiens de recrutement le cas échéant...)

- Organiser les courriers et mailings, gérer l'affichage des informations

- Classer et archiver tous les documents

- Gérer la scolarité de parcours de formation en lien avec l'équipe pédagogique et les partenaires extérieurs:

o Réaliser les inscriptions pédagogiques des étudiants et/ou des alternant

o Participer à l'élaboration des emplois du temps et suivre leurs modifications (logiciel ADE)

o Vérifier la disponibilité des salles et du matériel pédagogique

o Organiser la partie administrative des devoirs surveillés

o Participer à l'organisation des jurys du département...

o Établir, si besoin, les statistiques liées au suivi des groupes d'étudiants

o Suivre l'assiduité des étudiants et/ou des alternants (gestion des absences, établissement des fiches de présence, suivi des justificatifs...)

o Saisir les notes des étudiants et/ou des stagiaires

Ce poste est un poste clé du département, la personne recrutée intervient dans l'accueil et les relations avec les vacataires et les partenaires le cas échéant.

2/ 20% du temps de la personne recrutée est basé à la direction sur une mission transverse relative à la vie étudiante (relations avec les BDE, gestion des formations...) et communication interne (mise à jour de document de communication type album des personnels...)