Assistant Administratif d'Élus - Conseil Departemental de la Loire H/F - 42

Le Département de la Loire recrute un Assistant administratif d'élus (F/H).

Finalités/contexte :
Participe au bon fonctionnement du secrétariat des élus.
Rattaché au cabinet du Président, l'assistant administratif d'élus apporte une aide permanente à des binômes d'élus en termes d'organisation, de gestion, de communication, d'information, d'accueil, de classement et suivi de dossiers.

Il vous sera confié les tâches suivantes :
Le suivi des agendas et activités des élus :
- Gestion et suivi des représentations des élus,
- Organiser les agendas et prendre des rendez-vous en fonction des priorités,
- Rappeler des informations importantes et transmettre des messages,
- Organiser les déplacements et réunions des élus,
- Respecter les délais de transmission de documents avant les réunions,
- Gérer les demandes de notes des élus.
La réalisation et mise en forme de travaux bureautiques :
- Prendre des notes et mettre en forme tous types de courriers,
- Gestion des courriers de notification des Commissions permanentes,
- Gestion et suivi des déplacements des élus.
L'accueil physique et téléphonique :
- Renseigner et ou rediriger les interlocuteurs,
- Adapter son discours en fonction de l'interlocuteur,
- Recevoir, filtrer et transmettre les messages téléphoniques et les courriers informatiques.
La gestion et suivi des enveloppes (SIAL, enveloppe territorialisée, fond de solidarité) en lien avec les élus et services :
- Analyse des demandes,
- Traitement des dossiers SIAL,
- Tableau de suivi des demandes par canton et par commune.
La gestion et suivi de la base de données des partenaires :
- Mettre en forme et mettre à jour la base de données actuelle (associations, maires, etc.),
- Extraire des informations pour l'envoi de diverses invitations et courriers.
La logistique du fonctionnement :
- Commande de fournitures, plateaux, etc.,
- Gérer les demandes de chauffeur des élus,
- Fiches navettes diverses.

Spécificités du poste :
NBI : 10 points
Temps de travail : Temps complet
Lieu de travail : 2 rue Charles de Gaulle, 42000 St Etienne