Apprenti en Stratégie d'Organisation Interne H/F - 42

L'apprenti(e) en organisation interne au sein de la direction des migrations et de l'intégration travaille directement en lien avec la direction. Sa mission s'organise autour de trois thématiques principales :

1. la communication interne et externe ;

2. l'accueil des nouveaux arrivants ;

3. la mise en oeuvre des exigences du label qualité en cours.

L'apprenti(e) doit être force de proposition en matière de communication.

-> En termes de communication externe, ses missions sont :

- - de poursuivre la mise à jour en temps réel des flyers délivrés aux usagers, des informations publiées sur le site internet ;
- - de suivre la mise en place opérationnelle des projets d'amélioration de l'accueil pilotés par la direction.

-> En termes de communication interne, ses missions s'organisent autour :

- - de l'accueil des nouveaux arrivants (mise à jour du livret d'accueil, adaptation des pochettes aux postes occupés, suivi des tutorats et formation et accompagnement des services civiques) ;
- - de la mise à jour des procédures (tenue du classeur des procédures, mise à jour de l'arborescence) ;
- - du suivi de la lettre d'information (être force de proposition et sonder l'équipe sur les volontaires pour parler de leurs missions dans la lettre) ;
- de l'organisation des moments conviviaux.

Pour le label qualité, l'apprenti(e) est associé aux instances de pilotage (COPIL qualité, audit, réunions préparatoires, etc.). Sa mission est de suivre l'atteinte des objectifs du label (suivi des délais de réponse par échantillonnage de mails et de courriers, vérification des informations à disposition des usagers en termes de signalétique, vérification de l'identification des agents au guichet, etc.).

La direction recherche un profil réactif et force de proposition en capacité de réaliser une veille sur les opportunités d'amélioration des procédures au niveau des 4 pôles.

Missions et activités :

- Immersion au sein des quatre pôles (observation et réalisation de tâches avec les équipes pour comprendre les mécanismes d'instruction des dossiers)

- Rédaction de compte-rendus de ces immersions (état des lieux)

- Amélioration et rédaction de fiches de procédures

- Présentation et expression orale sur les propositions de fiches de procédures et d'amélioration à l'équipe encadrante et aux agents

- Proposition d'outils de diffusion (mise à jour des vidéos de formation, préparation des présentations de la direction pour des évènements)

- Actualisation des flyers, du site internet et des fiches

- Tenue de tableaux de suivi (délais de réponse, formation, accueil des nouveaux arrivants, etc.)