Chargé des Moyens d'Enseignements Chargé d'Appui aux RH 50% H/F - Université Jean-Monnet - Saint-Etienne

La Faculté de sciences humaines et sociales de l'Université Jean Monnet regroupe cinq départements de formation et quatre laboratoires de recherche autour de l'histoire, la géographie, la sociologie, les sciences de l'éducation et les sciences du patrimoine.

La Faculté de sciences humaines et sociales accueille 1800 étudiants répartis dans 4 licences générales, une licence professionnelle en alternance, 13 parcours de masters, un master en formation continue, un master de préparation au professorat des écoles et un master de préparation au concours de professeur du second degré Histoire-Géographie.

La Faculté de sciences humaines et sociales compte sur une équipe composée de 46 enseignant.es-chercheur.es titulaires, 250 enseignants vacataires, 23 personnels administratifs dont 9 affectés dans les 4 laboratoires rattachés à la composante (Centre MAX WEBER, EVS-ISTHME, LEM CERCOR, Éducations-Cultures-Politiques).

Le service administratif de la Faculté de sciences humaines et sociales comporte trois services en dehors de ses laboratoires rattachés : l'Accueil et la Gestion des Moyens d'Enseignements, le service Scolarité et le service Gestion Financière.

Placé.e sous la responsabilité du Responsable Administratif et Financier de la Faculté, le/la gestionnaire administratif.ve assurera la gestion des moyens d'enseignements ainsi que le secrétariat de direction de la Faculté.

ACTIVITES

Chargé.e des moyens d'enseignements:

- Confectionner et assurer le suivi des emplois du temps

- Gérer le planning des salles et le matériel pédagogique

- Gérer les services des enseignants

- Assurer le suivi administratif et financier des enseignants

- Organiser le recrutement des enseignants vacataires en instruisant leurs contrats de recrutement et en participant aux commissions de recrutement de la faculté

- Établir des tableaux de services prévisionnels

- Saisir et suivre les services d'enseignements dans OSE

- Assurer le suivi de la prise en charge des heures complémentaires

Chargé.e d'appui aux RH :

- Prêter assistance dans la gestion des personnels enseignants et BIATSS

- Prêter assistance dans la gestion des recrutements

- Traiter et diffuser des informations à la demande de la Direction

- Publier et actualiser des informations sur les différents supports de communication dont le site Internet de la Faculté.

- Archivage des dossiers des personnels

- Accueillir le public

SAVOIRS
- Connaître les principes d'organisation et de fonctionnement de l'Université (Organigramme, statuts et missions des services de l'UJM)
- Avoir des connaissances en termes de règlementation et procédures de scolarité ; connaître l'offre de formation de la composante.

SAVOIR-FAIRE
- Comprendre l'organisation et le fonctionnement de l'Université et de la composante
- Connaître l'offre de formation de la composante
- Savoir rechercher l'information, la hiérarchiser, la classer
- Savoir organiser une action et gérer les dossiers ; savoir analyser, anticiper et organiser une situation de travail donnée
- Être capable de rechercher l'information nécessaire à la réponse des demandes des usagers
- Maîtriser l'outil ADE Campus et les techniques de gestion des salles et des emplois du temps
- Maîtriser l'outil OSE et les techniques de gestion des services d'enseignements
- Maîtriser les réglementations relatives à la scolarité (Université, composante)
- Savoir gérer la confidentialité des informations et des données
- Maîtriser les applications OSE, ADECampus
- Maîtriser l'environnement bureautique (Word, Excel, Powerpoint)
- Avoir des connaissances sur les outils informatiques appliqués à la gestion de la scolarité (Apogée), Moodle.

SAVOIR ÊTRE
- Savoir s'adapter aux situations inattendues
- Travailler en autonomie
- Disposer d'une capacité d'adaptation à son poste de travail
- Être réactif
- Anticiper et hiérarchiser l'importance des tâches à réaliser
- Avoir le sens des relations humaines et de l'organisation
- Être polyvalent
- Être ponctuelle
- Avoir un esprit d'initiative et de curiosité
- Avoir le sens du travail en équipe
- Être capable de gérer les situations délicates et gérer la pression
- Savoir gérer la confidentialité des informations et des données