Assistant de Direction H/F - Aesio Santé

Rejoindre AÉSIO Santé, c'est intégrer un groupe qui place l'humain au coeur de son organisation.

Les valeurs de solidarité, de proximité, d'humanisme sont partagées par nos 5500 salariés qui prennent soin au quotidien de nos patients. Nous sommes convaincus que le bien-être de nos usagers passe par une qualité de vie au travail de nos équipes. Ainsi nous accompagnons nos salariés tout au long de leur parcours professionnel en favorisant l'intégration et l'inclusion, le développement des compétences, la qualité de vie au travail, la mobilité, ...

Afin d'accompagner les parcours professionnels de nos équipes, nous avons créé un organisme de formation, le Campus des Talents, qui propose un riche programme de formations offrant à toutes et tous l'opportunité d'intégrer de nouvelles pratiques dans leur quotidien.

Depuis sa création, le groupe mutualiste AÉSIO Santé affiche une ambition forte : proposer une offre de santé globale et innovante. Face aux défis sociétaux, nous souhaitons nous différencier avec une offre à la pointe de l'innovation. D'où une démarche Recherche & Développement déjà bien avancée en e-santé ou dans le développement de nouveaux parcours de soins et d'accompagnement à domicile ou en établissement.

Plus de 200 métiers composent nos établissements de santé. Les opportunités d'évolution sont nombreuses. Nos plateaux techniques sont équipés des dernières évolutions technologiques et numériques. Un fort esprit d'entraide anime nos équipes.

AESIO Santé, pour son groupement Mutualité française Loire - Haute-Loire - Puy-de-Dôme SSAM, recrute pour la Clinique Mutualiste et pour son établissement de soins médicaux et de réadaptation des 7 collines, 2 Assistants de Direction (H/F) en CDI à temps plein.

Rejoignez une filière sanitaire en pleine transformation !

Sous la responsabilité de la direction, vous ferez partie intégrante des établissements, vous travaillerez en étroite collaboration avec l'attachée de direction, le service RH-Paie du Siège et les différents services support.

Vous interviendrez en tant qu'interlocuteur(trice) direct(e) des collaborateurs et des managers opérationnels sur les missions suivantes :

Missions administratives et organisationnelles

- Gérer les formalités et documents administratifs, les circuits de validation, les mises jour et les suivis des signatures
- Mettre à jour et suivre les plannings d'astreintes administratives
- Assurer la gestion et la coordination des agendas de la direction
- Organiser les réservations de salles de réunion et du matériel associé
- Gérer les demandes et le suivi administratif des accès y compris parking
- Préparer les dossiers, convocations et supports nécessaires aux instances et réunions, et participer à leur organisation
- Assurer la gestion des commandes de fournitures et du magasin pour le service administratif
- Rédiger, mettre en forme et assurer le suivi des courriers
- Gérer les opérations courantes de caisse et participer au suivi des accès sécurisés (coffre-fort, clés, badges, selon les procédures en vigueur)
- Organisations des réunions en lien avec l'activité du centre (groupes de travail, CLIN, CLAN, CLUD, CODIR, CME, commissions diverses...)

Missions RH

- Gestion des plannings et variables de paie
- Suivi et mise à jour de la GTA des salariés de l'établissement : enregistrer le pointage des heures et les contrôler, suivi des congés payés
- Saisie des variables de paie : astreintes du corps médicale, absences des salariés ...
- Elaboration des APE (DPAE) et gestion des contrats de travail
- Accidents bénins
- Préparation des CSE et des CSSCT pour la Direction des établissements et pour le DRH Filière
- Organisation avec le service RH du Siège des médailles du travail
- Assurer quelques missions avec le service de santé au travail et/ou l'IDE du travail (suivi des visites médicales pour les 7 Collines)
- Suivi des stages :
- Conventions des stagiaires soignants et relations avec les écoles
- Gestion et organisations des stages d'observations collège et lycée
- Gestion administrative des Internes et suivi de la COP et de la Pré COP
- Accueil des salariés : préparation des badges bâtiment et restauration, parking, commande des tenues ...
- Gestion administrative des Médecins Anesthésistes Réanimateur et des Radiologues
- Suivi des plannings de l'ensemble des Médecins Anesthésistes Réanimateur
- Formation
- Organisation des formations incendie
- Organisation des formations d'accueil pour les nouveaux embauchés
- Suivi des autres formations en binôme avec l'attachée de Direction

Gestion des relations avec les usagers

- Assurer le rôle de référent(e) de l'établissement auprès des Représentants des Usagers (RU)
- Organiser, préparer et animer la Commission des Usagers (CDU) avec la qualité, en veillant au suivi des actions et des décisions
- Recevoir, analyser et assurer le traitement des plaintes, réclamations et signalements des usagers
- Assurer le suivi des dossiers contentieux en collaboration avec l'assureur et les différents interlocuteurs concernés
- Gérer les demandes d'accès aux dossiers médicaux, dans le respect de la réglementation en vigueur et des délais légaux

Gestion de Projets

- Participer à la conception, au pilotage et au suivi de projets transversaux en lien avec les orientations stratégiques de l'établissement
- Coordonner les différentes étapes des projets en collaboration avec les équipes concernées et les partenaires internes ou externes
- Assurer le suivi des plans d'actions, des échéances et des indicateurs associés
- Animer des groupes de travail et contribuer à la conduite du changement
- Réaliser les bilans et évaluations des projets menés et formuler des propositions d'amélioration

Vous êtes titulaire d'un diplôme MOSS avec une expérience dans la gestion des temps, l'administration du personnel et la paie.

La maîtrise des outils informatiques et des logiciels de gestion administrative est essentielle.

Vous avez un bon relationnel.

Vous êtes rigoureux(se), organisé(e) et faites preuve d'un excellent sens du suivi et de la gestion des priorités.

Votre aisance relationnelle et votre sens du service vous permettent de collaborer efficacement avec les différents interlocuteurs internes et externes.

Vous êtes autonome, proactif(ve) et capable de résoudre des problèmes de manière indépendante.

Pourquoi nous rejoindre ?

Vous intégrerez une filière sanitaire dynamique, regroupant plusieurs établissements aux activités complémentaires (MCO, SMR, centres de santé...), engagée dans une stratégie ambitieuse de coopération, d'innovation et d'amélioration continue au service des patients.

• Gestion de l'emploi du temps
• Gestion des contentieux
• Sens du relationnel
• Gestion des commandes
• Conduite de projet
• Conduite du changement
• Suivi des opérations
• Rigueur et méthode
• Traitement du courrier
• Contrat de travail
• Logiciels de gestion des temps (GTA)
• Gestion du personnel
• Paie