Adjoint Administratif - Gestionnaire 80% - Pharmacie Appro H/F - Centre Hospitalier Universitaire de Saint Etienne

ð MISSIONS DE LA PHARMACIE* Organisation du circuit du médicament et produits de santé Hors Dispositifs Médicaux Stériles (DMS)- Achat de médicaments et produits associés (gestion des marchés publics et des achats nationaux).- Approvisionnement : commandes, réceptions et gestion du stock.- Délivrance : aux services de soins ou en rétrocession. Gestion des retours, information auprès des soignants.* Fabrication et dispensation de préparations* Circuit des Médicaments de radio pharmacie* Circuit des Médicaments anti-cancéreux* Organisation administrative de la pharmacie :- Gestion des factures et suivi des litiges- Gestion de la facturation de la rétrocession- Suivi et contrôle de la facturation des molécules onéreuses et des médicaments à accès précoces et compassionnels- Suivi budgétaire- Gestion des remises fournisseurs et des escomptes.
L'adjoint administratif hospitalier secteur «gestion» est placé sous l'autorité hiérarchique du chef de service et du responsable financier.Les missions principales sont d'assurer la gestion des commandes de la pharmacie et de contribuer à l'activité gestionnaire du service.La Pharmacie MEDICAMENTS gère un budget annuel d'achat de 134 millions d'euros ;ð Fonctions principalesCes fonctions s'exercent dans la limite fixée par le chef de secteur et le responsable financier et sous leur responsabilité.La mission principale est d'assurer le suivi des engagements et le traitement des commandes et des factures en respectant le code la commande publique, en relation avec le secteur des marchés, les fournisseurs et la Trésorerie principale.ð Descriptions des tâchesv Activités courantes:· Gestion des procédures de marché :Suivi des marchés (évolutions de prix, avenant, certificat administratif, changement de rib...)en lien avec le secteur des marchés (environ 800 marchés pour 300 fournisseurs)- Saisi des marchés dans eMagh2 (procédure, prix, domiciliation bancaire, produit...)- Insertion des pièces marché dans eMagh2- Mise à jour des prix, des RIB, des points de commande- Mise à jour des bases de données de gestion administrative, fiche produit (point de commande, dépositaire, ucd, statut médicament),- Mise à jour fiche fournisseur- Classement des documents marché (classeur par spécialité et par marché)- Mise à jour suite aux évolutions de marché (hausse, baisse de prix, transfert de produit vers un autre fournisseur, arrêt de commercialisation...)· Gestion des commandes- Commande de produits gérés en stock (préconisation de commande à partir de copilote).Contrôle du mode d'envoi (EDI, fax, mail) avec l'utilisation d'une requête BOCorrection des quantités commandées (minimum de commande erroné) , regroupement de commandes dans l'application magh2. Traitement des commandes de médicaments avec statut particulier (médicament en accès précoce ou compassionnel)- Commande de produits gérés en hors stock. Saisi des commandes dans magh2- Commande d'allergènes, venins d'abeilles...· Gestion des réceptions en lien avec les magasiniers- S'assurer du bon déroulement des commandes : de l'expédition de la commande jusqu'à la réception de la facture. Gestion des litiges liés aux problèmes de livraison (casse, colis perdus, erreur de livraison)- Gestion des non conformités et des retours fournisseurs· Gestion des factures- Rapprochement des factures et des bons de livraison,- Contrôle des prix (en lien avec l'offre de prix ou le marché), des domiciliations bancaires,-Liquidation des factures dans prodige ou magh2- Traitement particulier des fournisseurs étrangers (procédure service financier)- Mandatement des factures urgentes- Préparation des documents pour les mises en demeure (en lien avec le secteur marché et le secrétariat)- ...

a) Aptitudes et compétences attenduesCONNAISSANCES· Organisation et fonctionnement interne de l'établissement· Connaissance de la réglementation des marchés publics, du Code de la Santé Publique et du Code de la Sécurité Sociale· Maîtrise des outils informatiquesSAVOIR FAIRE· Pratique du logiciel Magh2/prodige· Pratique du logiciel Pack Office· Maîtriser les applications liées à la gestion administrative du malade (GAM)· Sens de la Communication notamment avec les Directions, les services, les sociétés· Transmission des informationsSAVOIR ETRE· Capacités d'Organisation, rigueur, sens des responsabilités· Autonomie et Esprit d'initiative· Disponibilité et réactivité· Discrétion· Polyvalence, solidarité au sein de l'équipe· Sens du relationnel/Qualité d'écoute

• Sens du relationnel
• Gestion des commandes
• Autonomie
• Emission électronique des documents (EDI)
• Pack Office
• Pro-activité
• Facturation
• Suivi de marché
• Réactivité
• Gestion des non-conformités
• Capacité d’adaptation