Assistante Administrative et Financière H/F - Loire Connect Réseau

Pour renforcer son positionnement dans le secteur du numérique, le
Département de la Loire, fort de sa compétence d'opérateur de réseaux de
communications électroniques reconnue par les dispositions de l'article L. 1425-
1 du Code Général des Collectivités Territoriales, a décidé, par délibération de
l'Assemblée du 17 novembre 2023, la création à compter du 1er janvier 2024,
d'une régie personnalisée Loire Connect Réseau afin de reprendre l'exploitation
technique et commerciale du réseau Très Haut Débit pour les professionnels de
la Loire.

Véritable lien entre tous les membres de la Régie, l'assistant(e) assure la gestion
au quotidien de la Régie. Il/elle est l'interface de premier niveau des clients de la
Régie Loire Connect Réseau notamment sur les aspects facturation. IL/Elle et
travaille en soutien de la direction et de la Responsable administrative et
financière.

Sur le volet Accompagnement administratif et fonctionnel de la Régie,

• l'accueil téléphonique et physique,
• l'organisation et la préparation des réunions internes et externes (programmation et réservation des salles),
• le suivi et l'animation d'outils de reporting (tableau d'activité, de gestion de l'équipe, etc.),
• la gestion des déplacements des membres de l'équipe (ODM, réservations),
• la gestion logistique (matériel, locaux, fournitures, informatique...),
• le classement, l'archivage et la reprographie des documents administratifs
• le contrôle et le suivi des procédures d'achat
• la gestion de mailing et des communications administratives

Sur le volet soutien à la responsable administrative et financière

• Aide à la gestion budgétaire, engagement et mandatement sur le logiciel financier de la Régie Grand Angle (formation au logiciel assurée par la Régie).
• Aide à l'organisation des conseils d'administration, gestion des délibérations.
• Aide à l'organisation des commissions d'appel d'offre.
• Aide à la passation des marchés publics
• Suppléance sur les questions RH en lien avec le cabinet RH externe.
• Relation administrative des clients : Assurer le suivi administratif des dossiers clients et veiller à la bonne gestion des demandes.
• Soutien à la gestion financière des clients

Sur le volet soutien à la commercialisation

• Soutien à la gestion des commandes
• Réalisation et gestion de la facturation incluant les résiliations, nouvelles commandes et demandes spécifiques
• Soutien au contrôle de la facturation.

L'assistant(e) peut apporter sa contribution à certaines autres missions de l'entité. Elle est également amenée à assurer des fonctions de suppléance en cas d'absence.

Savoir :

• Appétence pour le monde des télécoms
• Connaissances en comptabilité publique appréciée
• Maîtrise des outils bureautiques dont Power point, suite 365
• Capacité d'apprentissage du logiciel financier
• Qualité d'expression écrite et orale, orthographe, grammaire et syntaxe.
• Techniques d'accueil physique et téléphonique, gestion agenda
• Classement, archivage, gestion de documents (y compris en mode dématérialisé).

Savoir-faire :

• Organisation et anticipation
• Gestion du temps et des priorités
• Capacité d'adaptation
• Rigueur

Savoir-être :

• Qualité relationnelle et goût du travail en équipe
• Discrétion et confidentialité
  
  

• Gestion de l'emploi du temps
• Logiciels de gestion financière
• Orthographe
• Sens du relationnel
• Reporting
• Travail en équipe
• Grammaire
• Gestion des commandes
• Logiciels bureautiques
• PowerPoint
• Gestion des ressources financières
• Gestion des rendez-vous
• Facturation
• Permanence téléphonique
• Capacité d'adaptation