Adjoint au Responsable Budgétaire et Financier Ph Adm Appro Stock H/F - 42

Descriptif PRESENTATION DE L'ETABLISSEMENT

Le CHU de Saint-Étienne est situé au cur de région Auvergne Rhône Alpes, deuxième région de France. Il est l'établissement support du GHT Loire, un des plus grands GHT de France en nombre d'établissements.
Le CHU irrigue son territoire au travers un budget de plus de 900 millions d'euros.
Il est le 20ème CHU des 32 CHRU de France.

Les activités du CHU sont articulées autour de 11 pôles et 76 services, disposant de 1.900 lits et places, répartis sur ses 3 principaux sites.
Les 8 726 professionnels de ces services prennent en charge annuellement plus de 190.000 patients en hospitalisation et séances et plus de 600.000 en consultations.

PRESENTATION DU SERVICE

Organisation du circuit du médicament et produits associés:
Achat de médicaments et produits associés (gestion des marchés publics et des achats nationaux).

Approvisionnement: commandes, réceptions et gestion du stock.

Délivrance: aux services de soins ou en rétrocession. Gestion des retours, information auprès des soignants.

Fabrication et dispensation de préparations (Pharmacotechnie et Radiopharmacie)

Organisation de la stérilisation centrale.

Organisation administrative de la pharmacie:
Gestion des factures et suivi des litiges

Gestion de la facturation de la rétrocession

Suivi et contrôle de la facturation des molécules onéreuses et des médicaments à accès précoces et compassionnels

Suivi budgétaire

Gestion des remises fournisseurs et des escomptes.

ORGANIGRAMME et EFFECTIFS DU SERVICE

EQUIPE MEDICALE :
o Pharmaciens : 8.1 ETP/ Assistants 4.8 ETP
o Internes : 5

EQUIPE ADMINISTRATIVE :
o Adjoint des Cadres : 1 ETP
o Agents administratifs : 6.4 ETP (dont 0.5 ETP affecté au secteur achats médicaments du GHT Loire)

EQUIPE MEDICOTECHNIQUE :
o Cadres préparateurs 2 ETP (dont 1 médicaments/ Radiopharmacie et 1 stérilisation)
o Préparateurs en pharmacie hospitalière (PPH) : 28 ETP
o Magasiniers - Livreurs : 15 ETP
o Agents de stérilisation (AS ou ouvriers) 28.2 ETP

DESCRIPTION DU POSTE

L'adjoint au responsable budgétaire et financier assure la gestion financière et comptable de la pharmacie hospitalière.
Il encadre une équipe administrative, élabore et suit le budget, valorise les médicaments onéreux et les prestations inter-établissements, et veille à la conformité de la facturation.
Il collabore étroitement avec les pharmaciens, le contrôle de gestion et les services financiers pour optimiser les dépenses et les recettes, tout en garantissant la fiabilité des données transmises aux tutelles.

MISSIONS GENERALES et SPECIFIQUES DU POSTE

1. Encadrement et coordination d'équipe
Supervision d'une équipe de gestionnaires
Gestion des plannings, organisation du travail, formation.
Collaboration avec les pharmaciens, le SSPIM, le contrôle de gestion, etc.

2. Gestion budgétaire et financière
Élaboration et suivi de l'EPRD, décisions modificatives, virements internes.
Suivi mensuel des dépenses, élaboration du compte administratif anticipé.
Production de tableaux de bord pour le pilotage budgétaire.
Valorisation des molécules onéreuses, médicaments à accès précoce/compassionnel.
Transmission des fichiers FICHCOMP et FICHSUP USN1.
Analyse des molécules non remboursées, optimisation des remboursements.
Valorisation des PIE et refacturation inter-établissements.

3. Suivi de la facturation et des recettes
Facturation des médicaments en sus du GHS.
Suivi des remises fournisseurs et escomptes.
Contrôle de la facturation de la rétrocession.
Suivi des rejets CPAM, relances, soins urgents.
Emission des titres de recette, contrôle des interfaces (copilote/GAM).
Bordereaux de vaccins pour la CPAM.

4. Gestion des achats, stocks et marchés
Participation à la gestion des commandes, réceptions, mandatement des factures.
Suivi des marchés (locaux, nationaux, hors marché).
Contrôle des UCD pour commandes EDI et automates.
Préparation et analyse des inventaires, gestion des boni/mali de stock.

5. Suivi réglementaire, déclaratif et enquêtes
Participation aux enquêtes ARS, DRESS, SAE, CAQES.
Aide à l'élaboration du rapport d'activité de la pharmacie.
Réponses aux commissaires aux comptes (procédures, contrôles, inventaire).

PRE REQUIS A LA FONCTION

Le poste requiert une solide maîtrise de la comptabilité hospitalière, des outils informatiques (BO, tableurs, bases de données) et des logiciels métiers. Il demande des compétences en gestion budgétaire, en contrôle de gestion et en management d'équipe. Rigueur, esprit d'analyse, sens du travail en équipe et adaptabilité sont essentiels. Une grande disponibilité est attendue, notamment en période de clôture budgétaire.

SAVOIRS

Connaissances informatiques, niveau expert (Bureautique, Tableurs, Bases de données, Requêteur - BO).

Connaissances du Système d'Information et adaptabilité aux logiciels spécifiques de la pharmacie: copilote-EPICURE-GAM-PASTEL-MAGH2 niveau expert : BO Magh 2, BO GAM BO pastel.

Connaissance approfondie de la structure budgétaire et du plan comptable (règlementation comptable hospitalière),

Organisation et fonctionnement des établissements de santé

Connaissances du statut hospitalier, des principes de base de la comptabilité analytique, de la comptabilité générale, du PMSI et de la tarification à l'activité.

SAVOIR FAIRE

Développer des compétences en informatique (Bases de données, raquetteur, outils décisionnels)

Concevoir ou diversifier les outils de pilotage et de suivi des molécules remboursées en sus des GHS permettant de remplir les fonctions ci-dessus

Organisation et rigueur impératives par rapport aux données transmises aux organismes de tutelle

Conceptualiser des projets à moyen et long terme et des tableaux de bord de suivi.

Solides connaissances et/ou expériences en matière de contrôle de gestion (création, suivi et analyse de tableaux de bord)

Aptitude à prendre des initiatives en fonction de ses attributions

Capacité de management et à fédérer une équipe.

Capacité d'adaptation aux techniques, procédures et organisations nouvelles

Aptitude à l'analyse et à la synthèse

SAVOIR ETRE

Disponibilité notamment en période de clôture budgétaire et en fin de mois pour le déclaratif des Molécules onéreuses

Rigueur impérative dans toutes les tâches

Sens relationnel fort, capacité d'écoute

Sens du travail en équipe

Respect du secret professionnel

HORAIRES et CYCLE DE TRAVAIL

Horaire hebdomadaire de 39 heures.

Repos hebdomadaires fixes : samedi et dimanche Jours RTT : Décompte forfaitaire de 20 jours

Congés annuels : 28 jours

LIENS HIERARCHIQUES ET FONCTIONNELS

Lien hiérarchique
Responsable budgétaire et financier

Lien fonctionnel
Chef de pôle, cadre de pôle, contrôle de gestion, directeur de pôle
Pharmacien
Cadre de santé
Préparateur en pharmacie hospitalière