Assistant Administratif - Assistante Administrative H/F - 5C Formation & Conseil

5C Formation & Conseil, organisme de formation basé à Saint-Étienne, recrute un(e) Assistant(e) administratif(ve) en CDI à temps partiel.

Vous assurerez la coordination administrative entre les apprenants, les formateurs, la direction, les entreprises et les différents partenaires de l'organisme.

MISSIONS PRINCIPALES :

- Accueillir, informer et orienter les apprenants ;
- Assurer l'accueil téléphonique et le traitement des courriels ;
- Constituer, mettre à jour et suivre les dossiers administratifs des apprenants ;
- Assurer le suivi quotidien des présences, retards et absences ;
- Contrôler, récupérer et archiver les feuilles d'émargement ;
- Assurer la coordination entre les apprenants, les formateurs et la direction ;
- Organiser et mettre à jour les plannings de formation ;
- Assurer les échanges administratifs avec les entreprises et les partenaires ;
- Préparer et suivre les conventions, contrats et documents liés aux actions de formation ;
- Participer à l'organisation des évaluations, examens, réunions et rendez-vous ;
- Mettre à jour les tableaux de bord et outils de suivi ;
- Classer et archiver les documents administratifs ;
- Participer au suivi administratif et pédagogique des actions de formation.

ORGANISATION DU TEMPS DE TRAVAIL :

CDI à temps partiel de 20 heures par semaine peut rapidement évoluer vers un temps complet.

Lorsque les apprentis sont présents au CFA, ils suivent une semaine de formation de 35 heures. L'organisation des horaires de l'assistant(e) administratif(ve) sera adaptée à leur présence.

Une présence est notamment attendue :
- en début de journée afin d'assurer l'accueil des apprenants et le suivi des présences, retards et absences ;
- en fin de journée afin de récupérer et contrôler les feuilles d'émargement et d'assurer le suivi administratif.

Les horaires pourront être répartis ou fractionnés selon le calendrier pédagogique et les besoins de l'établissement, dans le respect de la durée contractuelle de 20 heures par semaine.

PROFIL RECHERCHÉ :

Une formation en gestion administrative, secrétariat, gestion, ressources humaines ou domaine équivalent est souhaitée.

Une expérience dans un organisme de formation, un CFA, un établissement scolaire ou un environnement administratif similaire serait appréciée.

COMPÉTENCES ATTENDUES :

- Bonne maîtrise des outils bureautiques, notamment Word, Excel et la messagerie électronique ;
- Aisance avec les outils numériques ;
- Bonne expression écrite et orale ;
- Sens de l'accueil et du service ;
- Organisation, rigueur et autonomie ;
- Capacité à gérer plusieurs dossiers simultanément ;
- Discrétion et respect de la confidentialité ;
- Bon relationnel et capacité à travailler avec plusieurs interlocuteurs.

CONDITIONS :

- CDI à temps partiel ;
- 20 heures par semaine ;
- Poste basé à Saint-Étienne ;
- Prise de poste prévue le 30 octobre 2026 ;
- Rémunération au SMIC horaire en vigueur ;
- Possibilité d'évolution ultérieure vers un poste à temps complet selon le développement de l'activité.

Experience: Débutant accepté

Compétences: Mettre à jour un dossier, une base de données,Gérer les agendas et planifier des rendez-vous,Classer des documents

Langues: Anglais exigé

Permis: B - Véhicule léger exigé

Qualification: Employé qualifié

Secteur d'activité: Formation continue d'adultes

Liste des qualités professionnelles:
Organiser son travail selon les priorités et les objectifs : Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.
Faire preuve de rigueur et de précision : Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Faire preuve de réactivité : Capacité à réagir rapidement face à des évènements et à des imprévus, en hiérarchisant les actions, en fonction de leur degré d'urgence / d'importance.

• Gestion de l'emploi du temps
• Anglais
• Logiciels bureautiques
• Autonomie
• Archivage des données
• Excel
• Word
• Permanence téléphonique
• Réactivité